إذا سألت أي خبير ما هو أكبر وأهم مورد في العالم ، فلن تركز إجابته على الذهب أو الفضة أو حتى المال. بدلاً من ذلك ، حان الوقت يا صديقي ، وإدارة الوقت هي مهارة أساسية إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا في حياتك. ولكن هناك أشياء مثل البريد الإلكتروني يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً ، ونحن هنا لمساعدتك في تنظيم بريدك الإلكتروني وتحقيق أقصى استفادة من وقتك.
لاستخدام كل ثانية من وقتك ، تجنب هذه المخاطر الشائعة التي قد تضيع وقتك طوال اليوم.
1. استخدم عنوان بريدك الإلكتروني كقائمة مهام.
غالبًا ما يتحقق الأشخاص من بريدهم الإلكتروني في أول شيء في الصباح ، ويقرأون جميع رسائلهم ، ثم يتركون محتوى البريد الإلكتروني يحدد جدولهم لهذا اليوم.
ما يحدث بعد ذلك؟ يتم إحباط أولوياتك الحقيقية وعدم تحقيقها ، وهو أمر مهم حقًا ، وتبدأ في العمل نحو أهداف مشتركة ، وليس أهدافك الخاصة.
في هذه الحالة ، يجب أن تعامل البريد الإلكتروني كجزء من خطتك اليومية. بمعنى آخر ، إنها مهمة منفصلة ضمن مجموعة من الأهداف قصيرة المدى التي تساعدك على تحقيق هدفك العام لهذا اليوم.
لتكون ناجحًا ، يجب عليك فصل صندوق البريد الخاص بك. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء ثلاثة مجلدات باسم "أعلى أولوية" ، ثم "مهمة" ثم "مهام أخرى".
بعد ذلك ، قم بمراجعة الرسائل وقم بتنفيذ المهام التي تحتاج إلى إكمالها على الفور ، وبالنسبة لأي شيء آخر يمكن تأجيله ، قم بتصنيفها في هذه المجلدات حسب الأهمية. يضمن ذلك عدم إضاعة الوقت في النظر إلى بريدك الإلكتروني وإكمال المهام الثانوية على حساب أهمها.
2. عدم الاستجابة للعملاء بسرعة.
في هذه الأيام ، مع استمرار جائحة كورونا وبقاء المزيد من الناس في المنزل ، لم يكن التواصل عبر الرسائل النصية والفيديو أكثر من أي وقت مضى. لهذا السبب يتوقع الناس استجابة فورية منك.
أظهرت بعض الدراسات أن ما يصل إلى 80٪ من العملاء يتوقعون أن ترد الشركات على رسائلهم في غضون 24 ساعة على الأكثر ، ويتوقع 37٪ ردًا في غضون ساعة!
3. عدم اكتمال الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا يحتوي على سلسلة من الأسئلة ولا تجيب عليها جميعًا ، فإنك توفر فرصة لإرسال المزيد من الرسائل لمزيد من التوضيح. ستسرق هذه الآلية الإضافية وقتك الثمين من يومك.
لذا تأكد من الإجابة على جميع أسئلتك قبل نشر أي رسالة. ينصح الخبراء بعمل المزيد. توقع الأسئلة التالية وأجب عنها مسبقًا في نفس الرسالة.
لذا حاول الإجابة في أسرع وقت ممكن. وإذا كانت الإجابة معقدة ولم يكن لديك وقت لذلك ، أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى العميل لإخباره أنك ستجيب عليه لاحقًا.
4. موضوع التعبير!
لا تسيء فهم النقطة السابقة ، يجب عليك الإجابة على جميع طلبات العملاء ، ولكن في نفس الوقت ، لا تجعلها موضوعًا للتعبير!
التزم بالكلمات والجمل القصيرة وتذكر أن "الكلمات الجيدة واضحة".
5. الرد على الكل
عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا ، فإنه لا يضيع وقتك فحسب ، بل يضيع وقت الآخرين أيضًا. لذلك عليك احترام ذلك وعدم تضمين عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص غير المشاركين في الرسالة.
6. الرد على الرسائل عندما تكون غاضبًا
لن يكون الأمر ممتعًا دائمًا ، ولدينا جميعًا مشكلات شخصية قد لا يعرفها الآخرون في الفريق. لذلك ، إذا كنت منزعجًا بشأن شيء ما أو تلقيت بريدًا إلكترونيًا يزعجك ، فابتعد عن الكمبيوتر.
تجول في المبنى أو حاول التحدث مع الشخص وجهًا لوجه أو عبر الهاتف حتى يسهل التواصل مع بعضكما البعض.
تذكر دائمًا أن الوقت ثمين. أنت تحترم نفسك والآخرين بشكل أفضل عندما تفهم قيمة الوقت ولا تضيع الساعات البسيطة التي لديك خلال اليوم.
بمجرد التخلص من هذه الأخطاء الستة ، يمكنك فعل المزيد وتحقيق المزيد.
صورة الغلاف من Unsplash
تعليقات
إرسال تعليق
اهلا بيك